Regulamin usług

Wersja 1 z 5 października 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest Załącznikiem nr 1 do Regulaminu i jest zawierana razem z nim.

§ 1. Usługodawca i Klient

  1. Usługi świadczy KaMaXmedia Karol Maksimczuk, ul. Genewska 6, 03-963 Warszawa, NIP 722-147-46-80, e-mail: info@stronadlaspoldzielni.pl („Usługodawca”).
  2. Klientem jest spółdzielnia mieszkaniowa, wspólnota mieszkaniowa, TBS, zarządca nieruchomości albo inny podmiot, który zawiera umowę w związku ze swoją działalnością. Usługodawca nie zawiera umów z konsumentami.

§ 2. Usługi i panel klienta

  1. Usługodawca przygotowuje stronę internetową Klienta w wybranym pakiecie („Wdrożenie”), a potem ją utrzymuje w ramach Opieki albo samego Hostingu albo, jeśli Klient tak wybierze, instaluje ją na serwerze Klienta (§ 5). Zakres pakietów Start, Standard i Premium, w tym limity dokumentów, zmian i liczby członków albo lokali Klienta (Start do 500, Standard do 3 000, Premium do 6 000), opisuje stronadlaspoldzielni.pl. Warunki dla Klienta, który ma więcej niż 6 000 członków albo lokali, Usługodawca ustala indywidualnie. Pakiet i ceny Klienta („Warunki”) panel klienta pokazuje przed akceptacją Regulaminu.
  2. Panel klienta (panel.stronadlaspoldzielni.pl) to bezpłatna usługa elektroniczna do składania zgłoszeń, przesyłania plików i przeglądania faktur i dokumentów. Wymaga urządzenia z internetem, aktualnej przeglądarki z włączonymi JavaScript i cookies oraz adresu e-mail.
  3. Korzystanie z internetu wiąże się z ryzykiem złośliwego oprogramowania i wyłudzenia hasła. Klient chroni hasło do konta. Usługodawca nigdy nie prosi o hasło e-mailem ani telefonicznie.
  4. Klient nie przesyła treści bezprawnych. Usługodawca może zablokować konto używane niezgodnie z prawem albo Regulaminem i informuje o tym Klienta e-mailem.

§ 3. Zawarcie umowy

  1. Usługodawca zakłada Klientowi konto w panelu klienta na wskazany przez niego adres e-mail.
  2. Umowa jest zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i Warunków w panelu klienta. Osoba akceptująca oświadcza, że jest upoważniona do zawarcia umowy w imieniu Klienta. Zapłata faktury przez Klienta potwierdza zawarcie umowy.
  3. Umowa nie wymaga podpisu. Potwierdzenie zawarcia umowy w PDF Usługodawca wysyła e-mailem i udostępnia w panelu klienta. Regulamin można zapisać i wydrukować ze strony stronadlaspoldzielni.pl/regulamin/.
  4. Umowę tworzą Warunki, Regulamin i Załącznik nr 1. W razie rozbieżności pierwszeństwo mają Warunki, a w sprawach danych osobowych Załącznik nr 1.

§ 4. Wdrożenie i odbiór strony

  1. Klient przekazuje materiały (logo, teksty, zdjęcia, dokumenty) przez panel klienta albo e-mailem. Klient oświadcza, że ma prawa do materiałów i podstawę prawną do publikacji zawartych w nich danych osobowych.
  2. Usługodawca przygotowuje stronę w rozsądnym terminie od otrzymania kompletu materiałów. Terminy podawane na stronadlaspoldzielni.pl i w korespondencji są orientacyjne.
  3. Gotową stronę Usługodawca udostępnia do odbioru w panelu klienta. W ciągu 7 dni Klient akceptuje ją albo zgłasza uwagi. Jeśli w tym terminie Klient nie zgłosi uwag, strona jest odebrana.
  4. W ramach Wdrożenia Klient może zgłosić dwie rundy uwag. Dalsze uwagi Usługodawca wykonuje jako zmiany w ramach Opieki albo według wyceny. Poprawienie błędu Usługodawcy nie jest rundą uwag. Po każdej rundzie Usługodawca poprawia stronę i ponownie udostępnia ją do odbioru, a Klient ma na odbiór kolejne 7 dni. Po wykonaniu drugiej rundy uwag strona jest odebrana.
  5. Po odbiorze Usługodawca uruchamia stronę pod domeną Klienta, na swoim serwerze albo na serwerze Klienta (§ 5 ust. 10). Jeśli Klient nie przekaże domeny albo dostępów do niej w ciągu 14 dni od odbioru, Usługodawca uruchamia stronę pod adresem tymczasowym w domenie smonline.pl. Dzień uruchomienia Usługodawca zapisuje w panelu klienta.
  6. Jeśli Klient zrezygnuje z Wdrożenia przed odbiorem albo przez 60 dni nie przekaże brakujących materiałów, Usługodawca może zakończyć Wdrożenie. Klient płaci wtedy za wykonaną część prac, nie więcej niż cenę Wdrożenia.

§ 5. Hosting, Opieka i strona na serwerze Klienta

  1. Hosting obejmuje utrzymanie strony na serwerach w Polsce, certyfikat SSL, aktualizacje WordPressa i jego dodatków, codzienne kopie zapasowe przechowywane przez 14 dni oraz usuwanie awarii. Przy samym Hostingu zmiany na stronie Klient wprowadza sam albo zamawia je u Usługodawcy według wyceny, a domenę opłaca sam. Abonentem domeny jest zawsze Klient. Jeśli domena pozostaje u rejestratora wybranego przez Klienta, Klient sam ją opłaca i ustawia jej rekordy DNS na serwer Usługodawcy według jego wskazówek.
  2. Opieka obejmuje Hosting, wprowadzanie zmian w limicie pakietu, pomoc w obsłudze strony oraz rejestrację i odnawianie domeny Klienta w końcówce .pl, jeśli Klient przeniósł jej obsługę do Usługodawcy. Domenę w innej końcówce Usługodawca obsługuje za dopłatą równą kosztowi jej rejestracji i odnowienia. Po przejściu z Opieki na Hosting albo po zakończeniu umowy Usługodawca nie odnawia domeny: pozostaje ona opłacona do końca bieżącego okresu, a Usługodawca przekazuje Klientowi kod do jej przeniesienia.
  3. Pierwszy miesiąc Opieki od dnia uruchomienia strony jest bezpłatny (w cenie Wdrożenia). Przed jego końcem Usługodawca przypomina o tym Klientowi e-mailem. Do ostatniego dnia pierwszego miesiąca Klient wybiera w panelu klienta albo e-mailem: dalszą Opiekę, sam Hosting albo rezygnację. Rezygnacja jest bez okresu wypowiedzenia i bez opłat; umowa kończy się wtedy z końcem pierwszego miesiąca. Jeśli Klient niczego nie wybierze, Opieka trwa dalej. Zdań o wyborze nie stosuje się do strony na serwerze Klienta: po pierwszym miesiącu stosuje się do niej ust. 12.
  4. Opieka albo Hosting trwa na czas nieokreślony i jest rozliczana co miesiąc, a jeśli Klient tak wybierze, raz w roku z góry. Po pierwszym miesiącu Klient może przejść z Opieki na Hosting albo z Hostingu na Opiekę od pierwszego dnia następnego miesiąca, w panelu klienta albo e-mailem. Ceny Opieki i Hostingu określają Warunki.
  5. Zmiana to jedna rzecz do zrobienia: dodanie dokumentu, ogłoszenia albo wydarzenia, podmiana pliku lub poprawka tekstu na jednej podstronie. Do 5 plików wysłanych razem w jednej sprawie, np. materiały na walne, to jedna zmiana; różne rodzaje treści, np. dokument i ogłoszenie, to osobne zmiany. Niewykorzystane zmiany nie przechodzą na kolejny miesiąc. Zmiany ponad limit i inne prace, np. nowe funkcje i podstrony z własnym układem, Usługodawca wycenia przed wykonaniem.
  6. Zmiany Usługodawca wprowadza na bieżąco, w kolejności zgłoszeń.
  7. Awaria to sytuacja, w której strona albo jej część przestaje działać z przyczyny leżącej po stronie Usługodawcy albo serwera. Awarie Usługodawca usuwa bez limitu i w pierwszej kolejności, zarówno w ramach Opieki, jak i Hostingu. Usunięcie skutków zmian wprowadzonych na stronie przez Klienta albo osoby trzecie nie jest usuwaniem awarii i jest wyceniane.
  8. Zmiany i awarie Klient zgłasza w panelu klienta albo na adres info@stronadlaspoldzielni.pl.
  9. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności strony i panelu klienta. Przerwy techniczne w miarę możliwości zapowiada w panelu klienta.
  10. Klient może wybrać stronę na własnym serwerze. Usługodawca buduje ją wtedy na swoim serwerze pod adresem tymczasowym, a po odbiorze instaluje ją na serwerze Klienta i uruchamia pod domeną Klienta. Instalacja jest w cenie Wdrożenia. Serwer Klienta musi mieć: PHP w wersji 8.1 lub nowszej, bazę danych MySQL albo MariaDB, serwer WWW Apache albo LiteSpeed, certyfikat SSL dla domeny oraz dostęp SFTP albo SSH i dostęp do bazy danych. Klient potwierdza spełnienie wymagań przed zawarciem umowy, a dostępy przekazuje w panelu klienta. Dopóki serwer Klienta nie spełnia wymagań albo Klient nie przekazał dostępów, strona pozostaje pod adresem tymczasowym na serwerze Usługodawcy, a pierwszy miesiąc Opieki liczy się od dnia uruchomienia strony na serwerze Klienta.
  11. Przy stronie na serwerze Klienta pierwszy miesiąc Opieki (ust. 3) obejmuje zmiany w limicie pakietu, pomoc w obsłudze strony i usuwanie błędów strony leżących po stronie Usługodawcy. Na ten czas Klient zapewnia Usługodawcy dostęp do serwera.
  12. Po pierwszym miesiącu strona na serwerze Klienta nie ma Opieki ani Hostingu i Klient nie płaci opłaty miesięcznej. Umowa trwa wtedy dalej na czas nieokreślony. Za serwer, jego działanie i bezpieczeństwo, domenę, certyfikat SSL, pocztę, kopie zapasowe oraz aktualizacje WordPressa i dodatków innych firm odpowiada Klient. Zmiany na stronie Usługodawca wykonuje według wyceny, a administrację stroną, np. aktualizacje i kopie zapasowe, na warunkach ustalonych indywidualnie. Klient może też przenieść stronę na serwer Usługodawcy i wybrać Opiekę albo Hosting.
  13. Przy stronie na serwerze Klienta Usługodawca bezpłatnie udostępnia Klientowi aktualizacje motywu i wtyczek Usługodawcy, w tym poprawki błędów i bezpieczeństwa, gdy je wyda: jako paczki do pobrania w panelu klienta, bez ograniczenia terminem, i informuje o nich e-mailem. Aktualizacje instaluje Klient, chyba że zlecił administrację Usługodawcy. Przerwa w działaniu strony z przyczyny leżącej po stronie serwera Klienta albo dodatków innych firm nie jest awarią w rozumieniu ust. 7.

§ 6. Płatności

  1. Ceny określają Warunki. Do cen netto dolicza się VAT.
  2. Usługodawca nie pobiera zaliczki. Fakturę za Wdrożenie wystawia po odbiorze strony. Opiekę albo Hosting fakturuje z góry: co miesiąc (pierwszy niepełny miesiąc proporcjonalnie do liczby dni) albo za 12 miesięcy.
  3. Termin płatności wynosi 14 dni. Faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur i dostępne w panelu klienta.
  4. Przy zaległości ponad 14 dni Usługodawca może, po wezwaniu e-mailem, wstrzymać zmiany i dostęp do panelu klienta do czasu zapłaty. Przy zaległości ponad 60 dni może wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia.
  5. Jeśli umowa skończy się w trakcie opłaconego roku, Usługodawca zwraca opłatę za pełne miesiące po jej zakończeniu.
  6. Przy zmianie pakietu na wyższy Klient dopłaca różnicę ceny Wdrożenia, a nowa stawka Opieki albo Hostingu obowiązuje od kolejnego miesiąca. Przy zmianie pakietu na niższy niższa stawka obowiązuje od kolejnego miesiąca, funkcje wyższego pakietu są wyłączane, a różnica ceny Wdrożenia nie jest zwracana.

§ 7. Czas trwania i zakończenie umowy

  1. Poza rezygnacją w pierwszym miesiącu Opieki (§ 5 ust. 3) każda strona może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie można złożyć e-mailem albo w panelu klienta. Oświadczenia Usługodawcy są wysyłane na adres e-mail konta.
  2. Jeśli strona działa na serwerze Usługodawcy, po zakończeniu umowy Usługodawca w ciągu 14 dni przekazuje Klientowi eksport strony i dokumentów (pliki strony, baza danych) oraz kod do przeniesienia domeny.

§ 8. Treści i prawa autorskie

  1. Treści i dokumenty na stronie należą do Klienta i Klient za nie odpowiada. Motyw i wtyczka, na których działa strona, są na licencji GNU GPL.
  2. Do logo i grafik wykonanych przez Usługodawcę Usługodawca z chwilą zapłaty za Wdrożenie udziela Klientowi niewyłącznej, nieodpłatnej i bezterminowej licencji, bez ograniczeń terytorialnych, na utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do pamięci komputerów i do sieci, publiczne udostępnianie (w tym w internecie), rozpowszechnianie oraz wprowadzanie zmian. Klient może udzielić dalszej licencji firmie, która przejmie prowadzenie strony. Usługodawca nie może tej licencji wypowiedzieć.
  3. Zdjęcia z banków zdjęć są używane na warunkach licencji tych banków.

§ 9. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z jego winy. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta w 12 miesiącach przed zdarzeniem, które wyrządziło szkodę, i nie obejmuje utraconych korzyści.
  2. Usługodawca nie odpowiada za:
  • treści i materiały Klienta ani za publikację danych osobowych na polecenie Klienta,
  • usługi, które Klient wybrał lub zamówił u innych firm (np. e-BOK, dostęp do internetu, domena u innego dostawcy, serwer Klienta i jego dostawca),
  • przerwy i awarie po stronie dostawców hostingu, domen i poczty, jeśli wybrał ich z należytą starannością,
  • skutki siły wyższej.
  1. Klient zwalnia Usługodawcę z roszczeń osób trzecich dotyczących treści i danych osobowych publikowanych na polecenie Klienta i pokrywa związane z nimi koszty.
  2. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 10. Reklamacje i treści niezgodne z prawem

  1. Reklamacje Klient składa w panelu klienta albo na adres info@stronadlaspoldzielni.pl. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni.
  2. Każdy może zgłosić treść niezgodną z prawem na stronie utrzymywanej przez Usługodawcę na adres info@stronadlaspoldzielni.pl. To punkt kontaktowy według aktu o usługach cyfrowych (rozporządzenie UE 2022/2065), dla użytkowników i organów, w języku polskim albo angielskim. Zgłoszenie powinno zawierać adres treści, uzasadnienie, dane kontaktowe zgłaszającego i oświadczenie, że zgłoszenie jest składane w dobrej wierze.
  3. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je niezwłocznie i obiektywnie, po uzgodnieniu z Klientem, i informuje zgłaszającego o decyzji. Decyzje podejmuje człowiek.
  4. Usługodawca może usunąć albo zablokować treść niezgodną z prawem lub Regulaminem. Informuje o tym Klienta e-mailem, podając zakres, fakty i podstawę decyzji. Od decyzji można się odwołać e-mailem w ciągu 14 dni albo dochodzić praw przed sądem. Odwołanie Usługodawca rozpatruje w ciągu 14 dni.

§ 11. Dane osobowe

  1. Dane osobowe na stronie i w materiałach Klienta Usługodawca przetwarza w imieniu Klienta według Załącznika nr 1.
  2. Dane osób korzystających z panelu klienta i kontaktujących się z Usługodawcą Usługodawca przetwarza jako administrator według polityki prywatności na stronadlaspoldzielni.pl.

§ 12. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, np. zmiany przepisów albo zakresu usług. Informuje o tym e-mailem i w panelu klienta co najmniej miesiąc przed wejściem zmian w życie. Klient może do tego dnia wypowiedzieć umowę ze skutkiem na ten dzień. Jeśli tego nie zrobi, zmiany go wiążą.
  2. Każda wersja Regulaminu ma numer i datę. Wcześniejsze wersje są w archiwum na stronadlaspoldzielni.pl/regulamin/, a wersję zaakceptowaną przez Klienta panel klienta pokazuje w zakładce Warunki.
  3. Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

  1. Klient jako administrator danych („Administrator”) powierza Usługodawcy („Podmiot przetwarzający”) przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 28 RODO, na czas trwania umowy i do zwrotu albo usunięcia danych według ust. 7. Załącznik jest zawierany razem z umową, w formie elektronicznej.
  2. Jeśli Klient przetwarza dane w imieniu innego administratora (np. zarządca w imieniu wspólnoty), jest to dalsze powierzenie. Klient oświadcza wtedy, że ma zgodę tego administratora.
  3. Cel i charakter przetwarzania: przygotowanie, utrzymanie i obsługa strony Administratora oraz obsługa zgłoszeń w panelu klienta; przechowywanie, publikowanie na polecenie Administratora, kopie zapasowe i usuwanie.
  4. Osoby i dane: członkowie spółdzielni i mieszkańcy, użytkownicy strefy członka, pracownicy i członkowie organów Administratora, jego kontrahenci, osoby na zdjęciach i korzystające z formularzy na stronie; imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer lokalu albo adres, funkcja, login, adres IP i logi, wizerunek oraz inne dane w dokumentach i treściach przekazanych przez Administratora. Danych z art. 9 i 10 RODO Administrator nie przekazuje, chyba że ma podstawę prawną do ich publikacji.
  5. Podmiot przetwarzający:
  • przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (umowa, zgłoszenie w panelu klienta, e-mail), chyba że wymaga tego prawo; wtedy informuje o tym Administratora, jeśli prawo na to pozwala,
  • informuje Administratora, jeśli uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych,
  • zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy,
  • stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w tym szyfrowane połączenia, dostęp po zalogowaniu, przechowywanie plików poza publiczną częścią serwera, kopie zapasowe i aktualizacje,
  • pomaga Administratorowi w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą, i w obowiązkach z art. 32–36 RODO,
  • zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia,
  • udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, zapowiedziane co najmniej 14 dni wcześniej, w pierwszej kolejności zdalnie.
  1. Administrator zgadza się na dalszych podmiotów przetwarzających: SEOHost.pl (hosting na serwerach w Polsce), Google Ireland Limited (poczta e-mail), ElevenLabs (asystent AI na infolinii i czacie) i Zadarma (operator numeru infolinii). Google i ElevenLabs mogą przetwarzać dane poza EOG na podstawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych. O zmianie tej listy Podmiot przetwarzający informuje e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej; Administrator może się sprzeciwić i wypowiedzieć umowę ze skutkiem przed zmianą. Dalsze podmioty mają te same obowiązki ochrony danych.
  2. Po zakończeniu umowy Podmiot przetwarzający przekazuje dane w eksporcie strony w ciągu 14 dni, a 30 dni po przekazaniu usuwa je razem z plikami i zgłoszeniami z panelu klienta, chyba że prawo wymaga ich przechowywania. Kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 14 dni. Przy stronie na serwerze Klienta Podmiot przetwarzający przetwarza dane na swoim serwerze do instalacji strony na serwerze Klienta, a potem tylko wtedy, gdy ma dostęp do tego serwera (pierwszy miesiąc Opieki, administracja). Kopię strony ze swojego serwera usuwa w ciągu 30 dni od instalacji, a kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 14 dni. Dostawca serwera Klienta nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym Podmiotu przetwarzającego.
  3. Administrator odpowiada za podstawę prawną publikacji danych i zgodność poleceń z prawem. Dane do własnych celów (rozliczenia, panel klienta, logi) Usługodawca przetwarza jako administrator według polityki prywatności.